Administratie


  • Het verzorgen van de financiële administratie/boekhouding
  • Het verzorgen van de loonadministratie en aangifte loonheffing
  • Het verzorgen van de aangifte omzetbelasting

Financiële administratie/boekhouding

Tot uw administratie behoren alle gegevens die u vastlegt over uw onderneming, op papier of digitaal. De administratie is in feite een complete weergave van uw bedrijfsproces: relaties, debiteuren, crediteuren, goederen, personeel, projecten en financiën. Houdt u uw administratie goed bij, dan wordt het voor u een stuk makkelijker om te zien of uw bedrijf zich ontwikkelt zoals u had verwacht en of uw toekomstbeslissingen verantwoord zijn.

Elk bedrijf is wettelijk verplicht om een administratie bij te houden.

U bent verplicht om alles wat financiële gevolgen heeft voor uw bedrijf systematisch vast te leggen in een minimumadministratie.
Denk hierbij aan:

  • Kasadministratie en kassabonnen.
  • Financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek.
  • Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen.
  • Bank- en giroafschriften.
  • Contracten, overeenkomsten en andere afspraken.
  • Correspondentie.
  • Software en databestanden. Als u databestanden bewaart, moet u ook de programma’s bewaren waarmee deze leesbaar zijn. U kunt er ook voor kiezen alles te printen, deze print is dan voldoende.
  • Uw (zakelijke) agenda.

Startende ondernemers beperken zich vaak tot de verplichte minimum administratie. Dat is niet altijd verstandig. Een goed opgezette en overzichtelijke administratie biedt u immers veel meer inzicht in het wel en wee van uw bedrijf en helpt u op ontwikkelingen in te spelen en de juiste beslissingen te nemen. Bijvoorbeeld:

  • Ontwikkelt mijn onderneming zich volgens prognose?
  • Moet ik mijn prijzen aanpassen om mijn winstdoel te bereiken?
  • Betalen mijn afnemers op tijd of moet ik de betaaltermijn voor afnemers verkorten?
  • Is het verantwoord om te investeren in nieuwe machines, apparatuur of verbouwingen?
  • Hoe kies ik een (online) boekhoudpakket?

Een online boekhoudpakket heeft als voordeel wij mee kunnen kijken in uw administratie. Zo heeft hij altijd een goed inzicht in uw zaken en kan hij u direct waarschuwen voor problemen.

Er zijn veel verschillende pakketten op de markt, tegen sterk uiteenlopende prijzen. Welk pakket geschikt is voor uw bedrijf hangt onder meer af van de grootte van uw bedrijf en het bedrag dat u bereid bent uit te geven. Wij adviseren uw graag over het beste pakket in uw situatie.

U kunt uw administratie zelf doen of uitbesteden. Beide vormen hebben voor- en nadelen.

Zelf doen:

  • Goedkoper. Kans op fouten en dus extra werk voor uw accountant.
  • Op elk moment inzicht in uw eigen bedrijfsvoering.
  • Arbeids- en tijdsintensief.

Laten doen:

  • Duurder. Geen kans op fouten.
  • Tijd overhouden voor uw bedrijf.
  • Op een professionele wijze periodiek inzicht in de cijfers.

Ook als u uw administratie zelf doet, is het verstandig om tijdig met ons in zee te gaan. Wij kunnen u helpen bij de opzet en inrichting van uw administratie, bij de keuze van het juiste boek- houdprogramma en over online mogelijkheden adviseren. Als deskundige kunnen wij periodiek samen met u uw bedrijfsontwikkeling bekijken en tips geven.

De ondersteuning bij software van o.a. Exact (-Online), Twinfield en Loket.nl e.d., hoort bij onze dienstverlening. Natuurlijk kunt u bij ons ook de door u in Twinfield, Exact-Online of in andere software zelf geboekte administratie verder laten nakijken cq. verwerken.

Desgewenst kunt gebruik maken van een regeling waarbij de kosten van de administratieve dienstverlening, middels een maandelijks voorschot kunnen worden betaald. Zo krijgt u vooraf meer inzicht in uw kosten.

Loonadministratie en personeel

Personeel brengt de nodige verantwoordelijkheid met zich mee voor u als ondernemer.

De feitelijke personeelskosten zijn hoger dan het brutoloon dat de werknemer ontvangt.

Ja. Op het brutoloon van uw werknemers houdt u loonbelasting en de premie volksverzekeringen in, die u vervolgens afdraagt aan de fiscus. Bovendien bent u soms verplicht, afhankelijk van de branche, een pensioenregeling te treffen voor uw personeel. Het is gebruikelijk dat zowel de werkgever als de werknemer een deel van de pensioenpremie betaalt. De werkgever houdt het werknemersdeel in van het brutosalaris en stort de premie in het pensioenfonds.

Om uw werknemers aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden te bieden zonder dat de arbeidskosten onnodig oplopen, kunt u uw werk- nemers bepaalde (soms onbelaste) secundaire arbeidsvoorwaarden bieden. Deze voorwaarden zijn per cao vastgelegd of komt u vrijwillig overeen. Secundaire arbeidsvoorwaarden kosten u geld. Voorbeelden van secundaire arbeidsvoorwaarden:

  • U betaalt een deel van de premie van de pensioenregeling.
  • U draagt bij in de premie zorgverzekeringen.
  • U vergoedt reis-, studie- of telefoonkosten of werkkleding.

Om administratieve lasten te beperken, kunt u er van afzien om kleine kosten die uw werknemers maken op declaratiebasis te vergoeden. In plaats daarvan spreekt u een vast bedrag af: een vaste
kostenvergoeding.

Let op: het is noodzakelijk de kostenvergoeding goed te onderbouwen om problemen te voorkomen met de fiscus. Het is verstandig om u hierover te laten adviseren door uw accountant.

Sinds 1 januari 2015 is de zogeheten werkkostenregeling (WKR) voor alle werkgevers verplicht. Binnen deze regeling kunt u in 2016 maximaal 1,2% van uw totale fiscale loon (de zogeheten vrije ruimte) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Let op: Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden, ver- strekken of ter beschikking stellen door gebruik te maken van de zogenoemde gerichte vrijstellingen.

Wij kunnen u meer vertellen over de gevolgen van de werkkostenregeling in uw geval.

De Personeelsadministratie is meer dan alleen de loonadministratie.
De loonadministratie bestaat uit berekeningen over de brutosalarissen die u met uw werknemers overeengekomen bent en waarover u belasting en sociale premies moet inhouden. De personeelsadministratie bestaat uit alle individuele personeelsdossiers die u aanlegt om snel een totaaloverzicht van een medewerk(st)er te hebben.

  • Functiebeschrijving en de eventuele functieschaal.
  • Personeelsadvertentie.
  • Sollicitatiebrief met curriculum vitae (cv) en kopieën van relevante diploma’s.
  • Eventueel psychologisch testrapport.
  • Arbeidsovereenkomst, met verwijzing naar eventuele cao-bepalingen.
  • Afspraken over secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals pensioen- regeling, vergoedingen en winstdeling en over eventueel privé- gebruik van zaken als een leaseauto, laptop of mobiele telefoon.
  • Loonbelastingverklaring/toegepaste heffingskorting, sofinummer.
  • Eventuele wijzigingen in de arbeidsovereenkomst (bijvoorbeeld salarisverhoging).
  • Eventueel loopbaanplan en/of studieaanvragen.
  • Verslagen van periodieke beoordelings- en/of functionerings- gesprekken.
  • Eventuele individueel gemaakte afspraken.
  • Eventuele ontslagbrief met alle bijbehorende stukken.
  • Kopie van het identiteitsbewijs (paspoort).
  • Eventuele werkvergunning voor personeel van niet-ingezetenen.

Als een werknemer langdurig ziek blijft, moet u twee jaar lang minimaal 70% van het loon doorbetalen. In sommige cao´s gelden hiernaast nog andere verplichtingen.

Volgens de Wet Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA) moeten werkgever en werknemer zich inspannen om ervoor te zorgen dat de zieke werknemer weer zo snel mogelijk aan het werk gaat. U hebt de plicht om uw zieke werknemer te laten re-integreren: in uw eigen bedrijf of bij een andere werkgever. Als de werknemer, ondanks alle inspanningen, na twee jaar niet meer (volledig) aan de slag kan, beoordeelt het UWV met de poortwachtertoets of uw inspanningen voldoende waren.

U kunt het financiële risico van gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid van uw werknemers zelf dragen of verzekeren bij het UWV of verzekeringsmaatschappij. Laat u hierbij adviseren door uw accountant.

Vanaf 1 juli 2012 is iedere ondernemer die arbeidskrachten inhuurt of verstrekt verplicht zich te registreren bij de KvK. Dit geldt ook voor zzp’ers. Registreert u zich in zo´n geval niet bij de KvK, dan riskeert u een boete die bij herhaling kan oplopen tot € 36.000 per werknemer. Verder moet u oppassen met personeel uitzenden naar het buitenland. Hierbij kunnen fiscale, juridische en sociaal-rechterlijke problemen ontstaan. Uw accountant kan u helpen om deze problemen te voorkomen.

Een freelancer is in principe geen werknemer. Toch kan het gebeuren dat de Belastingdienst achteraf vaststelt dat er feitelijk wel degelijk sprake is geweest van een dienstverband. In dat geval wordt de vergoeding die u aan de freelancer hebt betaald als loon beschouwd. U moet dan alsnog premies inhouden en afdragen en vaak ook nog een boete betalen.

Als een zzp’er (opdrachtnemer) voor u gaat werken, moeten de zzp’er en u bepalen of er sprake is van loondienst (een dienstbetrekking). De kenmerken van een dienstbetrekking zijn hetzelfde als vóór het verdwijnen van de VAR (t/m 1 mei 2016). Twijfelt u en wilt u de zekerheid dat er geen sprake is van loondienst? Dan kunt u een modelovereenkomst van de fiscus gebruiken. Dat kan betekenen dat u uw werkwijze moet aanpassen. De werkwijze ligt voor beide partijen expliciet vast in de overeenkomst. Daarvan afwijken betekent dat de opdrachtgever alsnog loonheffingen moet betalen, terwijl hij onder de VAR hiervan was gevrijwaard. Sinds de invoering van de Wet DBA per 1 mei 2016 is deze vrijwaring opgeheven.

LET OP: Werken volgens een modelovereenkomst zegt alleen iets over de arbeidsrelatie tussen u en opdrachtnemer voor die ene opdracht: er is geen sprake van loondienst en de opdrachtgever hoeft geen loonheffingen in te houden en te betalen. Het zegt niets over de vraag of de zzp’er (uw opdrachtnemer) onder- nemer voor de inkomstenbelasting is of ondernemer voor de btw. Bovendien kan de fiscus achteraf toetsen of de feitelijke omstandigheden overeenkomen met hetgeen u schriftelijk bent overeengekomen. Het gevolg daarvan kan zijn dat er alsnog een dienstbetrekking wordt geconstateerd.

Schakel ons bij voorkeur in om u te begeleiden bij dit soort kwesties.

Vanaf 2006 zijn wij het Internet salarispakket “Loket.nl” gaan gebruiken. Met behulp van dit pakket kunt u desgewenst (een deel van) uw salarisadministratie bijhouden. U kunt bijvoorbeeld zelf alle variabele gegevens per maand zoals uren, toeslagen etc. ingeven, maar ook zelf overzichten opvragen, zoals loonstroken, journaalposten, kostenoverzichten personeel per persoon/per afdeling e.d. Via Loket.nl  kunt u ook uw personeel rechtstreeks toegang geven tot hun persoonlijke salarisstroken, jaaropgaves etc.

Omzetbelasting

Omzetbelasting of btw (belasting toegevoegde waarde) is de belasting over de verkoop van producten en diensten die u als onder- nemer aan uw klanten in rekening brengt. Die belasting draagt u op uw beurt af aan de Belastingdienst. Maar ook uw bedrijf betaalt btw over de producten en diensten die u inkoopt. Die betaalde btw kunt u aftrekken van de btw die u van uw klanten ontvangen hebt. In het algemeen geldt een btw tarief van 21%. Bepaalde producten en diensten hebben een lager tarief (6% of 0%).

Voor btw (belasting toegevoegde waarde) en omzetbelasting gelden de volgende regels:

  • Als u producten of diensten levert die onder de btw vallen, moet u uw klanten btw in rekening brengen.
  • De btw die u in rekening hebt gebracht middels een verkoopfactuur, moet u afdragen aan de fiscus.
  • De datum waarom u de factuur verstuurt.
  • Een opeenvolgend factuurnummer (u mag meerdere reeksen hanteren).
  • Uw btw-identificatienummer.
  • Btw-identificatienummer van de klant bij levering in een andere EU-lidstaat.
  • Naam en adres van de klant.
  • Leveringsdatum of datum van vooruitbetaling.
  • Hoeveelheid en aard van geleverde goederen of diensten.
  • Onderverdeling van de levering naar verschillende btw-tarieven.
  • Totaalprijs excl. btw en kortingen.
  • Btw-bedrag totaal.
  • Totaalprijs.

Als u teveel omzetbelasting in rekening brengt, bent u dit te hoge bedrag aan omzetbelasting verschuldigd.
Als u geen of geen goede factuur uitreikt aan uw afnemer, bent u strafbaar.

Let op: als u goederen of diensten levert in een ander land binnen de Europese Unie gelden speciale regels (intracommunautaire levering van goederen en diensten (ICP) en verleggingsregelingen). Ook zijn er bijzondere regelingen voor bepaalde branches, zoals reis- bureaus en antiquairs.

U kunt alle btw die u voor de producten of diensten voor uw onderneming betaalt, aftrekken van de btw die u moet afdragen. Bepaalde activiteiten, zoals medische diensten en assurantie- bemiddeling, zijn vrijgesteld van btw. U hoeft dan geen btw af te dragen, maar mag ook geen betaalde btw terugvorderen.
Als het saldo van de verschuldigde btw lager is dan een bepaald bedrag (dit wisselt jaarlijks), dan hoeft u niets af te dragen. Dit is de kleine ondernemersregeling. Dit geldt alleen bij de IB ondernemer niet bij de BV.

Kleine ondernemers hoeven soms minder of zelfs helemaal geen btw te betalen.

Voorwaarden voor deze regeling zijn:

  • U betaalt, na aftrek van de voorbelasting, in een jaar € 1.883 of minder btw.
  • U hebt een eenmanszaak of u maakt deel uit van een samen- werkingsverband (maatschap of vennootschap onder firma). Bij een samenwerkingsverband mogen de deelnemers geen rechtspersonen zijn.
  • U hebt al uw ontvangsten bijgehouden en uw facturen bewaard.

Als u btw moet betalen in een ander Eu-land, kunt u deze in dat land terugkrijgen.
Voorwaarden daarvoor zijn:

  • Uw onderneming is in Nederland gevestigd.
  • U hoeft in het Eu-land waar u btw terugvraagt, geen aangifte omzetbelasting te doen.
  • U gebruikt de gekochte goederen en diensten voor met btw belaste bedrijfsactiviteiten.

Het terugvragen van buitenlandse btw in EU-lidstaten is onlangs eenvoudiger geworden. U dient het teruggaafverzoek gewoon in bij de Nederlandse Belastingdienst. Die beoordeelt het verzoek en stuurt het door naar de buitenlandse belastingdienst die uiteindelijk de btw aan u terug moet betalen.
Het teruggaafverzoek kan alleen elektronisch worden gedaan, waar- bij u heel wat gegevens moet verstrekken. Doet u veel leveringen in Eu-landen, zorg dan voor de juiste administratieve software om aan alle vereisten te kunnen voldoen. Wij kunnen u hierbij desgewenst adviseren.

Of u over de subsidie btw moet betalen, hangt ervan af of u een tegenprestatie levert.
In de volgende gevallen betaalt u btw over de subsidie:

  • U levert een dienst of product aan een afnemer en de subsidie is hier een vergoeding voor. De hoogte van het subsidiebedrag, houdt bovendien rechtstreeks verband met wat u levert. Een voorbeeld hiervan is prijssubsidie: u krijgt een subsidie per verkocht product om zo prijzen laag te houden.
  • De subsidieverstrekker heeft rechtstreeks voordeel van de activiteiten waarvoor hij de subsidie geeft. Dit is bijvoorbeeld het geval als een winkelier een ‘subsidie’ krijgt van een producent in ruil voor het exclusieve recht om in een product te verkopen in zijn zaak. De winkelier levert dan een tegen prestatie voor deze ‘subsidie’.

Levert u geen tegenprestatie voor de subsidie, dan betaalt u daarover geen btw.

Heeft u nog vragen?

Wij helpen u graag verder.

Neem contact op